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C’est entre autres une suite de la nouvelle politique de la DTC, mais les autres négociants et fabricants désirent aussi se profiler sur le marché international par le biais de cette voie. La période où les grossistes diamantaires venaient à Anvers acheter « rubis sur l’ongle » l’approvisionnement de leur stock est définitivement révolue, il est actuellement même interdit d’acheter « cash ». C’était la période où les salles des bourses étaient remplies d’acheteurs et de vendeurs. Actuellement le diamantaire reçoit non seulement ses clients dans ses bureaux, mais il doit partir visiter ses clients. Pour consolider son fichier clientèle il devra faire de la prospection. C’est un long et pénible chemin que le diamantaire doit ainsi parcourir comme « voyageur de commerce ». Soit il tombe sur un soi-disant grossiste sans garanties financières (souvent dans un petit bureau de location avec un coffre d’avant la guerre 14-18) et sans stock personnel, soit chez les grands fabricants, joailliers ou grossistes où le diamantaire pourra faire la file dans une petite salle d’attente avec les autres fournisseurs. La première question sera combien en dessous du Rap ? deuxième question : combien de mois de crédit donnez vous ? Une autre possibilité est de visiter les salons de bijouterie et faire le « porte à porte » des stands. Malheureusement les bijoutiers-fabricants louent leurs grands et luxueux stands à des prix forts et le rendement doit être optimalisé, ce qui veut dire priorité aux clients. Le diamantaire vient souvent au mauvais moment, certains salons interdisent même l’entrée à des fournisseurs comme par exemple à Los Angeles.
 
Pour ces différentes raisons, le diamantaire fera le « grand pas » et participera à un ou plusieurs salons. Mais la participation à un salon demande une préparation ainsi qu’un suivi qui sont tout aussi, si pas plus important que le salon lui-même. Il ne faut surtout pas partir du principe que les frais d’un salon doivent être amortis. Il n’y a qu’un seul salon où vous pouvez vendre et encaisser du comptant, où l’importation et exportation sont libres, c’est Hong Kong. Les autres salons servent principalement à établir des contacts commerciaux, se faire connaître et surtout préparer l’avenir. Certains salons interdisent en principe même la vente sur place telle que « la foire des échantillons de Bâle ». Le bilan d’un salon ne peut être fait qu’après environ 5 ans. N’oubliez pas non plus que votre présence comme « nouveau venu » sur un salon sera vite remarquée. Après quelques années vous devenez une valeur sûre, une présence familière. Par contre si vous ne venez plus, les visiteurs se poseront des questions.
Ne vous laissez pas effrayer par la présence des grandes firmes concurrentes, vous avez certainement un plus à offrir, un service plus rapide et personnalisé, une petite firme fera plus d’efforts pour trouver des marchandises difficilement disponibles. Le client parle directement au patron et pas à des vendeurs. Il y a les super marchés mais aussi les boutiques, souvent le client choisira la boutique. Cherchez une valeur ajoutée qui fera la différence. Si vous décidez de participer à un salon, il faudra faire un choix entre la centaine de possibilité d’événement sur les différents marchés. Il faut partir du principe que lors de votre première participation, vous n’aurez pas le meilleur emplacement. Ce n’est qu’après chaque participation que votre emplacement sera régulièrement amélioré. La première question est : dans quel pays voudrais-je me faire une nouvelle clientèle ou l’agrandir ? Il faudra faire le choix entre les mega-salons tels que Bâle, Hong Kong, Vicenza, Tokyo etc. où il faudra se mettre sur une liste d’attente des salons plus locaux en France, Italie, Allemagne, Bahreïn etc. Il est à conseiller de faire un premier essai avec un salon moins prestigieux mais abordable, vu que les mégas salons sont souvent exorbitants.
 
Vous avez décidé de participer à un salon
Jour J– moins 6mois
L’organisateur vous confirme votre emplacement accompagné d’un plan du hall d’exposition, ainsi qu’une demande de payement d’un acompte pour réserver votre place. À ce stade, vous avez encore la possibilité de discuter pour un meilleur emplacement. Certains veulent être le plus près possible de l’entrée d’autres plus au centre ou bien près de la cafétéria. Vous recevez un dossier volumineux contenant des bons de commandes. Il faut lire attentivement chaque page, une sera renvoyée et l’autre vous garderez dans votre dossier. Dans le cas (exceptionnel) où il n’y a pas de double, il faut en faire une photocopie. S’il s’agit d’un salon en Europe, il ne faut pas oublier de réserver un parking, car lors du salon, il n’y a plus de places libres dans les environs immédiats, en plus les voitures mal stationnées sont irrémédiablement transportées à la fourrière.
La grandeur de votre stand n’est pas un facteur important certains salons offrent des stands à partir de 9 ou de 12m2. Ce n’est pas la grandeur qui attire le client mais le message qu’il recevra par le biais de votre étalage. Quel est ce message ? Votre spécialité, votre exclusivité : je vends des marchandises hindoues en masse, dans ce cas, il faut présenter des coupelles de marchandises, je vends des marchandises taille anversoise, taille « idéal », dans ce cas ajoutez quelques dessins ou photos auprès de vos marchandises. Je vends des tailles fantaisies, ajoutez quelques dessins techniques de votre taille. Je vends des pierres certifiées, dans ce cas, il faut présenter des certificats et des petites boîtes avec dans chacune une pierre, des pierres scellées. Un slogan publicitaire dans votre étalage ou un panneau frontal sur votre stand qui annonce immédiatement votre spécialité est à conseiller. Si le client doit chercher ce que vous faites, vous êtes mal partis. Le client est devant une si grande diversité d’offres qu’il n’a pas le temps de deviner votre spécialité, il vous négligera.
Le client regarde d’abord vers le haut, le fronton de votre stand puis ensuite votre étalage. Si vous ne parvenez pas à l’accrocher c’est perdu.
N’oubliez pas l’assurance RC, vous pouvez la prendre chez votre courtier habituel ou bien auprès de l’organisateur du salon. Certains salons exigent une assurance spéciale incendie.
 
Jour –moins 5 mois
Vous connaissez la place, la date et l’emplacement de votre stand. Ou bien vous prenez le constructeur de stand du salon ou bien un constructeur indépendant local. Vous pouvez aussi prendre un constructeur d’Anvers lors de participation à un salon européen.
 
Constructeur du salon
Vous recevez un stand propre et anonyme parmi les autres. L’avantage est que lorsque vous n’êtes pas satisfait vous pouvez faire une réclamation auprès de l’organisateur qui vous l’a recommandé et en passant, il a reçu sa commission. Le constructeur a en plus une permanence au salon pour les petits incidents par exemple une lampe qui saute ou vous désirez encore un petit meuble en plus. La lumière de votre étalage est très importante, il y a toute une gamme, du tube néon aux lampes halogènes entre lesquelles vous devrez choisir. La question est qu’allez vous présenter ? Des diamants blancs ou de couleurs, rubis, saphirs, émeraudes ou des bijoux. Une fois que vous avez trouvé la bonne température de lumière, vous devez la retenir pour les prochains salons. Observez lors des salons quels sont les étalages qui attirent et ressortent le plus de la masse. Si vous ne commandez rien de spécial le constructeur vous placera des tubes néon (pas mauvais pour du diamant à condition qu’il y en ait suffisamment) ou des spots de couleur jaunâtre. La firme Eikhorst en Allemagne offre une large gamme pour des exposants, il suffit de communiquer quel type de marchandise vous exposez.
 
Votre propre constructeur
Vous avez plus de possibilité de créer une conception plus originale qui vous fera mieux ressortir. Votre constructeur doit recevoir les règlements du salon (hauteur maximum, période de construction et de démantèlement, possibilité de déchargement du matériel ainsi de suite). Les organisateurs sont, pour des raisons de sécurité, très stricts sur les procédures.
Les éléments importants sont que vos vitrines peuvent se fermer à clef, que vous avez une vue générale sur votre stand lorsque les clients rentrent. Que vos collaborateurs peuvent facilement observer les clients. Vous recevrez des clients honnêtes, mais aussi des voleurs professionnels dont certains travaillent sur commande. Des milliards d’euros ont déjà été volés les dernières années dans les différents salons, toujours pendant les heures d’ouverture.
Vous devez avoir un stand qui sort de la masse, des grandes photos, des slogans publicitaires court mais efficaces, votre logo en vos couleurs doivent toujours revenir. Essayez de garder le même style pour votre site, publicité et dépliants. N’oubliez pas qu’une image (photo) est plus directe qu’une phrase.
 
Votre dossier du salon
Vous avez besoin en dehors de vos étalages, d’un ou plusieurs bureaux et chaises des petites armoires pour le petit matériel ou un présentoir pour votre matériel publicitaire. C’est à vous à décider si vous désirez offrir des rafraîchissements, dans ce cas une kitchenette est indispensable. N’oubliez pas le panier à papier et le porte manteau (en hiver). Vous pouvez tout commander à l’avance à l’organisateur, frigo, écran vidéo, présentoirs, etc. (des cendriers ne sont plus disponibles vu que dans la majorité des salons il y a interdiction de fumer).
Les organisateurs s’occupent généralement du nettoyage nocturne des couloirs et des stands ouverts. C’est principalement le passage de l’aspirateur. Si vous décidez de nettoyer vous-même votre stand, il faudra soit louer soit emporter un aspirateur, des chiffons pour les poussières, des rouleaux d’essuie tout et produits pour le nettoyage des bureaux et vitrines qui sont vers le soir maculées de taches de doigts.
Il faut prévoir au minimum une balance, lampe de triage, calculatrice, petit matériel de bureau (gomme, trombones, ruban adhésif, crayons, mais aussi des pincettes, pelles, loupes, chiffons, bloc de triage, tamis, Leveridge, une bouteille de méthanol). J’ai personnellement toujours travaillé avec une liste de contrôle sur Excel, suivi du pointage avant le départ ou l’emballage. Cette liste peut ainsi être mise à jour après chaque salon vu qu’il vous manquera toujours un petit rien.
 
Si vous désirez organiser un événement par exemple une réception ou un défilé il faudra bien en avertir l’organisateur quelques mois à l’avance. Vous avez aussi la possibilité de l’organiser en dehors du salon par exemple dans un hôtel voisin.
Si vous désirez organiser une conférence de presse pour une nouveauté, soit une nouvelle taille ou une nouvelle ligne de bijoux je conseille un petit déjeuner conférence. Les journalistes sont encore frais et dispos. Par contre si vous désirez inviter des fabricants exposants faites le plutôt après la fermeture du salon vers 19h avec un buffet promenade, ce qui permet d’avoir plus de contacts directs, on n’est pas obligé de rester assis à une seule table. Vous pouvez ajouter un spectacle son et lumière concernant votre firme ou vos créations. Le tout sans pour autant « écraser » vos invités car ceci aura un effet contraire. Vous pouvez aussi organiser une conférence avec un conférencier renommé sur des sujets actuels gemmologiques (synthèses, manipulation des pierres nouvelles pierres), économiques (e-commerce, crédits, maîtrise des stocks) ou plus politiques (impact du processus Kimberley, régularisation des imports-exports dans certains pays). Bien que plusieurs sujets nous paraissent connus, ce sera pour les invités une information et une explication sur pas mal de questions.
 
Commande
Vous avez besoin d’une ligne téléphonique et si possible un fax si vous désirez rester en contact, par e-mail, avec votre bureau ou avec vos clients. Il est agréable d’offrir un café ou un rafraîchissement à vos clients. Pour cela vous avez besoin en dehors d’un petit frigo, d’une machine à café. Les boissons et les gobelets s’achètent sur le marché local, soit au salon même (mais plus cher). Vous pouvez aussi faire appel au service de maintenance du salon, dans ce cas il faut en faire la demande à l’avance. Ceci est aussi possible si vous désirez inviter des clients important pour une réception sur votre stand avec une coupe de Champagne. Une telle réception est à conseiller en la fin de la journée vers 17 heures.
 
Hôtel
Vous devez le plus rapidement possible réserver votre hôtel vu que les hôtels proches du salon sont toujours complets non seulement à cause des exposants mais aussi des visiteurs. La première fois vous devrez vous contenter d’un hôtel plus éloigné. Mais je conseille de mettre votre firme sur la liste d’attente pour l’année suivante. Rien n’est plus désagréable que de devoir faire une ou deux heures de route après une journée fatigante au salon.
 
Safe
Vous avez deux options soit enfermer vos marchandises le soir dans une chambre forte du salon soit louer un coffre sur votre stand.
La première option est la moins chère, vous enfermez vos marchandises dans un coffret, une valise ou un sac que vous déposez contre un reçu au gardien de la chambre forte. Il faudra bien compter entre 15 à 30 minutes de file d’attente aussi bien le soir que le matin pour sortir vos marchandises vu que la plupart des exposants emploient ce système. Lors du salon de juin à Vicenza le responsable de la chambre forte s’était trompé entre AM et PM lors de la mise en marche du système de sécurité des portes. Lorsque les exposant le matin voulurent sortir leurs marchandises les portes restèrent irrémédiablement fermées. Le responsable étant parti passer la journée à la plage, il ne fut retrouvé que vers la fin de la journée. Le résultat était que les exposants avaient ainsi perdu une des meilleures journées du salon et ne furent jamais dédommagés.
 
Louer un coffre est la meilleure solution, ne le prenez pas trop petit vu que la différence de prix n’est pas énorme. En plus vous pouvez y enfermer le soir votre balance et votre ordinateur portables. J’ai toujours employé une surveillance vidéo du stand et des vitrines ce qui m’a permis d’ailleurs de faire coffrer une bande de malfrat en Italie qui opérait dans plusieurs salons.
 
Quelques suggestions
Si possible une ou deux personnes qui vendent et une personne qui observe. Cette personne peut aussi servir un rafraîchissement au client, mais la tâche principale reste l’observation des nouveaux clients. Sur votre table le moins possible de matériel inutile, juste le nécessaire, lampe, bloc de triage, balance. Ne jamais laisser voir plus d’un lot à la fois. N’oublier pas que les voleurs professionnels sont tirés à quatre épingles, il est soit très aimable mais souvent arrogant. Ils ont rarement une carte de visite ou parfois une prise chez un bijoutier. Garder les boîtes contenant les pierres derrière vous, et ne prendre qu’au fur et à mesure. Tenir les doigts et les mains à l’œil et ne pas se laisser distraire par un acolyte. Un voleur a souvent tendance à jouer avec ses doigts (comme un pianiste) afin de les garder souples. Comme visiteur d’un salon soyez plus que prudent, ne jamais lâcher votre mallette, ne pendez pas votre veste avec votre portefeuille sur une chaise derrière vous lors d’une pause café à la cafétéria.
Garder toujours les portes des étalages fermés à clef, refusez des portes coulissantes en plastic car les voleurs peuvent facilement les ouvrir. Les voleurs viennent rarement seuls, donc faites doublement attention lorsqu’un client vient se mettre devant vous, vous empêchant de voir votre stand. Ne jamais laisser traîner des objets de valeur sur votre bureau, n’oubliez pas que, malgré les contrôles, tout le monde peut entrer et sortir dans les salons.
 
Publicité
Il est temps selon votre budget de placer une publicité dans le catalogue du salon ou/et dans des revues professionnels. Annoncez votre participation à un ou plusieurs salons et si possible avec le numéro de votre stand.
 
Jour J-moins 3mois
Vous avez tout confirmé et votre dossier est complet. N’oubliez pas de garder tous les justificatifs dans votre dossier avec des séparations bien distinctes ce qui facilitera une recherche rapide.

• Commande du stand et courrier avec l’organisateur,
• Commande auprès du constructeur avec tous les accessoires (téléphone, coffre etc.),
• Hôtel, réservation et confirmation de la réservation,
• Voyage, réservation des tickets de vol et transport de l’aéroport à l’hôtel,
• Assurance : annonce de participation avec valeur approximative ainsi que la confirmation de votre courtier d’assurance. Assurance bagage est aussi à conseiller, régulièrement des valises disparaissent dans l’un ou l’autre aéroport, parfois elles réapparaissent, mais parfois elles disparaissent définitivement. Une valise forcée n’est pas exceptionnelle,
• Votre transporteur pour l’expédition des marchandises,
• Liste des clients locaux,
• Divers.

  Client
Il y a deux possibilités ou bien vous invitez vos clients sur votre stand ou bien vous décidez « autant pas », car mes clients pourraient entrer en contact avec mes concurrents qui sont aussi au salon. Dans les deux cas, le but est de se faire une nouvelle clientèle.
 
C’est le moment de demander des listes de bijoutiers, fabricants et grossistes par le biais des consulats, ambassades ou chambre de commerce. Une bonne source est de savoir si la Chambre de Commerce locale où le salon a lieu a aussi une Chambre de Commerce en Belgique. Il est même conseillé dans le cas où il n’y a pas de représentant au Benelux, de faire un voyage à Paris ou autre capitale pour profiter des services des Chambres de Commerce. Un autre service et pas des moindres est le World Trade Center (WTC), c’est une organisation mondiale qui aide ses membres à établir des contacts commerciaux dans tous les pays. Elle peut vous fournir des listes d’importateurs, grossistes détaillants, etc. Vous pouvez même avoir dans la plupart des sièges du WTC un petit bureau pour recevoir vos clients. Ils disposent de tous les moyens de communication et sont à votre disposition pour résoudre vos problèmes administratifs locaux. En plus les bureaux du WTC ont tous des localisations centrales ce qui est fort pratique comme lieu de rendez-vous.
 
Flanders Investment & Trade, anciennement Export Vlaanderen, peut aussi vous donnez un coup de main dans les recherches de listes. En plus vous devez faire une demande de subsides vu qu’elle émet chaque année une liste des salons pour lesquels l’organisation participe dans les frais de location des stands. Vous pouvez aussi faire une demande de participation financière pour vos voyages de prospection. Une visite à Export Vlaanderen en vaut toujours la peine. Ils ont leurs correspondants locaux, les « attachés commerciaux » avec lesquels vous pouvez prendre contact. Vu que ces personnes sont déjà depuis plusieurs années sur place, ils peuvent vous donner des conseils et des avis non négligeables. Il est un fait qu’un attaché peut être plus dynamique qu’un autre.
 
Et last but not least , le Guilde du Diamant et des Pierres Précieuses qui peut vous donner des conseilles et qui elle aussi organise des évènements similaires.
Il est temps maintenant d’annoncer votre participation au salon sur votre site Internet. Vous pouvez organiser un mailing, par le biais de sociétés spécialisées, à tous les grossistes, fabricants et bijoutiers. L’importance de votre mailing dépendant de votre investissement mais certaines firmes offrent des mailings à partir de 2 ou 3000 €.
Il est de toute façon à conseiller de faire un mailing local soit électronique soit par la poste avec l’annonce de votre participation ainsi que le numéro de votre stand et ce que vous pouvez offrir. Demandez aussi si les clients désirent voir, sans obligations, certaines marchandises.
 
Votre Site
Il y a des sites construits par de grosses firmes à des prix exorbitants qui durent plusieurs secondes avant d’êtres chargés, d’autres ont une musique (qui ne plait pourtant pas à tout le monde) mais qui généralement irrite ou encore plus grave est ridicule. Vu que vos clients potentiels cherchent un produit bien défini, ils ne désirent pas perdre leur temps à des messages vides de sens. La vitesse de votre site surtout au démarrage est importante. Vous pouvez avoir un site simple (qui vous coûtera moins cher) mais qui ira droit au but. Votre première page doit être attractive, pas trop chargée, pas de masse d’informations mais l’image de votre firme. Une photo de qualité, vos diamants vos formes fantaisies ou une vue de votre taillerie ou de votre tailleur au travail. Les messages doivent être courts et clairs. Le client doit immédiatement et facilement trouver son chemin dans l’information.
 

• Qui sommes nous : adresse, références (membre d’un ou des bourses, association professionnelle etc.)
• Que faisons nous : grossistes, tailleurs ou courtier qui pourra tout trouver pour son client.
• Quelles sont les salons où vous participez, numéros de stand (si possible avec photo de l’édition précédente), possibilité de remplir « on line » ce que le client voudrait voir comme marchandises ou poser des questions.
• Quelles sont les marchandises disponibles? Prix ?
• Le client désire une visite de votre part ?
• Une liaison avec le site du ou des salons.
• Donnez une raison pour laquelle le client doit venir vous voir.

  Jour J moins 1 mois
Vous pouvez commencer par expédier des invitations à vos clients ou vos clients potentiels. Une lettre ou une carte originale avec une carte d’entrée gratuite est toujours sympa. Vous pouvez y ajouter une invitation pour le verre de l’amitié sur votre stand. Un stunt publicitaire par exemple une nouvelle taille ou un gadget pour attirer le client marche souvent. Personnellement j’ai toujours fait des démonstrations de taille, de sciage et de débrutage, cela attire beaucoup de monde. Voir travailler quelqu’un sur un produit fascinant attire du monde et des clients.
Vous pouvez aussi opter pour un écran vidéo, ou plusieurs (plus spectaculaire) avec un film sur la promotion du diamant et de votre firme. Pour cela il faut faire la commande jour J moins 3 mois.
Il est temps de préparer les caisses avec le matériel, lampes de triage, balance, un fax- photocopieuse, calculatrices, loupes, pincettes (ne jamais emporter dans votre poche car elles sont irrémédiablement confisquées par la sécurité de l’aéroport). Dépliants, gadgets publicitaires, cartes de visite (celles-ci sont distribuées en grandes quantités), crayons, papier, blocs de triage, perforatrice, agrafeuse, tape, et un sachet avec du petit matériel (tourne vis, pince, ciseaux etc.). Le transporteur a besoin de la clef de la malle pour les services de douane, n’oubliez pas d’emporter le double. Il faut aussi faire des accords précis avec votre transporteur, heure de départ, heure d’arrivée sur place et précision concernant la livraison sur votre stand. Très importants sont les coordonnées de son agent local (nom, adresse, téléphone, fax, e-mail). Le plus petit matériel ordinaire que vous utilisez au bureau lorsqu’il vous manque au salon peut être très désagréable.
 
Que faire pour l’étalage ? Vous pouvez simplement placer les pierres dans des boîtes noires avec une courte description, poids, couleur, pureté et type de certificat. Mais vous pouvez aussi trouver quelque chose d’original qui rendra votre étalage plus attractif ou plus spectaculaire. J’ai employé des dessins techniques concernant le diamant (que vous pouvez offrir aux clients), des outils de taille ou des microscopes et/ou livres antiques, laissez travailler votre imagination.
 
Il est temps de contrôler si votre passeport est encore valable et de se renseigner s’il faut un visa.
 
Jour J moins 2 semaines
La pression monte, contrôlez votre liste et votre dossier. Avez-vous reçu confirmation de vos commandes ? Un dernier rappel par e-mail à vos clients : nous espérons vous voir, nous avons une collection exceptionnelle, voulez-vous voir autre chose ? vous cherchez quelque chose de difficile à trouver ?
 
Jour J moins 1 semaine
Vous devez avertir votre assureur de votre participation au salon ainsi que de la valeur approximative que vous emporterez. Vous pouvez envisager un transport personnel, mais, dans certain cas, la prime d’assurance est aussi chère que le prix du transport par transporteur spécialisé. Il faut ajouter que le transport personnel est un risque supplémentaire. Bien des exposants ont eu des expériences catastrophiques de vols dans l’avion (lors d’assoupissement), dans l’aéroport, à l’hôtel lors d’une file d’attente à la réception, sur le parking du salon lors du déchargement ou chargement. Il y a eu même des agressions dans les environs de salons et même une agression mortelle à Bâle.
N’oubliez pas qu’un « accident » même sans violence entraîne des misères telles que déclarations à la police, être sans marchandise au salon et finalement les ennuis avec les assureurs qui essayeront de trouver la faille pour ne pas payer. Lors de transport personnel, vous devez aussi préparer vos documents de transport et passer la pénible expérience du D.O. Bien que par la suite les formalités douanières dans les autres pays sont plus « normales ». Pour les instances douanières des pays transit ou du pays où le salon à lieu, il suffit de montrer la facture et rarement la marchandise (tout au plus un lot ou deux). C’est une procédure simple et rapide où vous ne perdrez pas beaucoup de temps. Pour les instances douanières étrangères le diamant est un produit comme un autre. C’est différent lorsque vous quittez le salon et que vous avez vendu sur place, dans ce cas, il suffit de présenter les factures et parfois payer comptant l’argent des taxes que vous avez reçu du client. Mais ici aussi si vous êtes pressé il est à conseiller de passer à la douane une petite heure avant la clôture du salon, la formalité même est rapide (Bâle, Bahreïn etc) Pour Hong Kong c’est encore plus facile car l’importation et l’exportation sont libres et vous n’aurez aucun problème. Par contre lors de votre retour à Anvers il faudra repasser par le lourd et lent moulin administratif du D.O.
 
Jour J moins 2
Les marchandises doivent être prêtes, envoyer la copie de la facture proforma à l’assureur par fax (votre confirmation) et 2 copies (une reste au bureau) ainsi que la confirmation de l’assureur à ajouter dans votre dossier. Lors d’accident, il faut parfois pouvoir la montrer à la police locale. L’expéditeur vient chercher les marchandises, vous pouvez aussi lui confier la caisse avec le matériel. Gardez « l’Airwaybill » dans votre dossier et demandez le nom et les coordonnés du responsable correspondant au salon.
 
Votre lap-top contient déjà votre liste de stock des marchandises que vous emportez ainsi qu’une liste d’autres marchandises disponibles. Vous devez aussi avoir des factures vierges, blocs-notes, des plis, livret de commission. Il est aussi à conseiller d’emporter une petite imprimante.
 
Départ
À ce stade, tout doit être prêt. Votre passeport, visa, tickets d’avion, une ou plusieurs cartes de crédit et vous pouvez partir avec votre lap-top. N’oubliez pas de l’argent comptant en monnaie locale pour le taxi, bus ou pourboire. Je conseille toujours un étui de « premier secours » avec des médicaments de première nécessité : aspirine, sparadrap, tablettes contre les maux de gorge, constipation, diarrhée, désinfectant, lavex, kleenex c’est une liste que vous adapterez vous-même. Lorsque qu’il vous arrive un ennui, vous êtes loin d’un pharmacien, ce sera un dimanche en plus vous n’aurez pas le temps de quitter votre stand.
 
Concernant votre ticket, il est à conseiller de consulter plusieurs compagnies aériennes concernant les prix et les possibilités (si vous décidez d’entreprendre plusieurs voyages) de cumuler vos kilomètres ce qui vous ne donnera pas mal d’avantages par la suite.
 
N’oubliez pas que les aéroports sont les lieux de prédilection des voleurs, donc double attention à vos bagages et surtout votre mallette, ordinateur, etc. Un instant d’inattention et votre précieux lap-top disparaît dans la masse des voyageurs. Il y a des voleurs qui ont des coffres sans fond qu’ils glissent sur votre valise et ni vu ni connu … Faire attention aux personnes qui vous accostent ou par mégarde vous poussent légèrement.
 
Arrivé
Si vous êtes arrivé dans un autre réseau horaire par exemple le matin (Hong Kong), surtout ne pas aller dormir ! vous devez tenir le coup minimum jusqu’à 11 h du soir, c’est le seul moyen de passer d’un réseau à un autre et le lendemain vous pouvez redémarrer normalement. Avec ce système, je n’ai jamais eu le fameux « Jet lag».
 
Après avoir déposé, vos bagages et vous être rafraîchi, vous devez vous présenter le plus rapidement possible au comptoir d’enregistrement où vous recevez une enveloppe ou un sac contenant vos badges, informations, invitations d’autres firmes etc. Et surtout le catalogue du salon dans lequel plus tard vous pouvez puiser pour trouver des clients potentiels, vous devez aussi voir si votre firme a été correctement reprise. Généralement il y l’une ou l’autre chose qui tourne mal, votre stand n’est pas terminé, votre coffre n’a pas été livré, votre ligne téléphonique n’est pas branchée, la lumière ne marche pas, vos marchandises ou votre matériel n’est pas arrivé. Prenez contact avec votre transporteur qui a généralement sont propre stand au salon (Brink’s ou Ferrari). Si vous désirez contacter votre bureau n’oubliez pas la différence d’heure. Surtout pas de panique, généralement tous les problèmes peuvent se résoudre après, quelques coups de téléphone, fax, courir d’un service à l’autre. Vous pouvez déjà remplir vos armoires, préparer votre étalage. Tout est prêt pour le jour J ? Enfermer bien vos marchandises et après un bon repas prenez un bon repos bien mérité vers 11 heures.
 
Jour J
La plupart des salons ouvrent à 9 heures et se terminent à 18 heures, les exposants peuvent venir plus tôt pour étaler leurs marchandises et une heure après la fermeture pour tout enfermer et ranger. Mais il y a aussi d’autres salons tels que Bahreïn et Dubaï où le salon commence à 16 heures et se termine à 22 heures. Ceci vous donne la possibilité de visiter vos clients au cours de la matinée.
 
La journée commence par le remplissage des étalages, il en est le même le soir pour les vider, il faut garder votre stand fermé. Les clients peuvent rentrer lorsque tout est terminé : étalage fermé, les marchandises en sécurité derrière vous, chacun au poste de combat.
 
Depuis le début, vous demandez la carte de visite du client, ou bien vous écrivez à l’arrière de la carte ce qu’il désire ou bien, ce qui est plus professionnel, vous ou votre collaborateur rentre les coordonnées immédiatement dans l’ordinateur avec les remarques sur un programme par exemple « file maker ».
 
Comme déjà expliqué soyez prudent avec de nouveaux clients, ne laisser jamais deux ou plusieurs lots à la fois sur la table. Je vous conseille avant de montrer un lot de mêlées de peser le lot devant le client et faire de même avant de le remettre en stock. Si le client désire faire un cachet, ce n’est pas à lui de fermer l’enveloppe, voyez bien si la marchandise est là et la repeser puis vous la fermer et faites signer par le client. Ce ne sera pas la première fois qu’un client qui a fait cachet ne revient plus. Lorsque l’on ouvre l’enveloppe ont y trouve du CZ ou du riz sec. Échanger une pierre sur un salon, avec le brouhaha est plus vite fait que dans vos bureaux. Un autre moment dangereux est lorsqu’un client vous demande une pierre de l’étalage, faites attention ne laissez pas de marchandise sur votre bureau en lui tournant le dos, refermez immédiatement l’étalage.
Je ne désire surtout pas faire paniquer les participants aux salons mais bien leur faire comprendre qu’il y a plus de risque que dans leurs bureaux ou une salle de bourse.
 
Si vous disposez de plus grands budgets, vous pouvez offrir une réception où vous pouvez aussi inviter la presse. Si vous invitez vos clients pour un drink, il vaut mieux avoir une personne qui s’occupe du service ainsi vous pouvez mieux vous concentrer sur le principal : la relation commerciale. C’est aussi sympa d’offrir un gadget souvenir lors de leurs départs. Pour cela vous avez une large gamme telle que des petites pelles, des loupes, des tissus, blocs de triage, pincettes, etc. le tout avec votre nom et numéro de téléphone discrètement placé. Des gadgets avec votre nom en grand et des couleurs criardes, sont à déconseiller, ceux-ci disparaîtront rapidement dans le premier panier venu. Il y a plusieurs firmes spécialisées dans les articles de promotions. A Hong Kong, vous trouvez tous les articles pour diamantaire avec votre nom imprimé ou gravé. Un beau dépliant en papier glacé avec la présentation de la firme est l’image de votre firme, les administrateurs, la taillerie, votre site Internet et l’historique de la firme. Vous pouvez aussi offrir un CD avec cette présentation en y incluant un film d’Anvers, de vos bureaux ou une vue de votre taillerie, une vue de la bourse et du quartier diamantaire. Un film didactique est toujours apprécié car le bijoutier peut le présenter dans sa bijouterie à ses clients. Pour la firme anversoise une boîte de praline belge est toujours appréciée.
 
Il est à conseiller de refaire le stock chaque soir après la fermeture du salon, préparer les marchandises pour expédition, les inscrire dans votre ordinateur, recompter les payements et acomptes et inscrire les remarques etc. en d’autres mots faire votre comptabilité. La journée est encore fraîche en mémoire et un oubli ou une omission (ce qui est normal lors de « coup de feu ») sera vite rappelé. Si vous attendez le dernier jour, vous aurez un chaos avec panique et irritation. Vous avez la possibilité d’inviter le soir un ou plusieurs clients dans un restaurant où l’on a d’avantage le temps de faire plus amples connaissances. Une règle d’or aussi bien en Belgique qu’à l’étranger ne jamais emporter de marchandises pour montrer à un client potentiel dans un hôtel ! Ni pour le cheik des milles et une nuit ni pour l’empereur de Chine. Des dizaines « d’accidents » ont eu lieu de cette manière. Le client doit venir au salon ou bien vous pourrez le visiter dans son bureau (à voir où) ou sa bijouterie.
 
ATA
Si vous participez à un salon, vous pouvez tout aussi bien utiliser un carnet ATA, c’est un document qui est valable pour une année avec lequel vous pouvez emporter des échantillons. Vous pouvez voyager jour et nuit par-delà les frontières sans autres documents. Le document est composé de plusieurs feuilles de couleurs différentes pour les entrées et sorties du pays. Chaque fois que vous passez une frontière la douane en sortira une demi feuille et mettra son tampon sur l’autre. C’est un système ultra-rapide, c’est rare que l’on doive attendre à une frontière. Le carnet comprend plusieurs feuilles qui vous permettent d’entrer et de sortir dans plusieurs pays d’affilée. Mais faite attention d’avoir assez de feuilles car s’il vous manque une feuille les marchandises sont bloquées à la douane en attente que vous produisez une nouvelle feuille de la Chambre de Commerce.
 
Vous pouvez faire la demande de l’ATA dans les différentes Chambre de Commerce, qui vous demandent une rétribution selon la valeur car ils sont responsables envers les pays que vous traversez. C’est un système très utile pour les pays (affiliés) en dehors de l’Europe.
 
Le dernier jour
Les salons ont l’habitude de fermer un peu plus tôt le dernier jour, ceci afin de permettre aux exposants de préparer les marchandises pour la réexpédition et le démantèlement. Vers l’heure du midi déjà le salon est plus calme ce qui vous permet de visiter les autres stands. Vu que vous avez reçu le premier jour le catalogue avec les noms des exposants et leurs spécialités, vous avez eu le temps de repérer les clients potentiels. C’est aussi le moment de préparer les marchandises pour l’expéditeur, vous téléphonez au responsable de Brink’s par exemple pour le rendez-vous de prise en charge des marchandises. Vous devez préparer les factures et documents (double restent en votre possession dans votre dossier). Votre inventaire doit être parfaitement en ordre pour éviter des problèmes lors de la réimportation au D.O. Une petite erreur humaine peut y entraîner une quantité de misères.
 
Si un client inconnu rentre dans votre stand lors de l’inventaire ou l’emballage soyez prudents, ils peuvent venir avec de mauvaises intentions et profiter d’un moment d’inattention pour subtiliser de la marchandise. Lorsque tout est mis en lieu sûr faites encore un tour du stand, contrôlez le coffre, les tiroirs. Ce n’est pas improbable d’y avoir oublier quelque chose.
 
Le retour
Vous pouvez rentrer le soir même ou bien le lendemain, mais une autre solution est de rester quelques jours en plus pour visiter les nouveaux clients. Les avantages sont :
 

• Vous pouvez voir où est son bureau, est-ce vraiment un client important (les clients se présentent toujours comme étant « très important »). Il appréciera que vous venez le visiter.
• Vous pouvez encore discuter de certains points d’ont vous n’aviez pas eu le temps ou que vous avez oublié au salon.

  Retour au bureau
Les 2 à 3 premiers jours vous êtes occupé au classement des marchandises, à faire le bilan et préparer les commandes pour l’envoi. Si vous avez fait de nouveaux clients en Europe, vous pouvez faire la facture sans TVA, à condition d’avoir le numéro exact de votre client. Si le numéro de TVA est faux, vous devrez payer la TVA par la suite. Pour ne pas prendre de risques inutiles vous pouvez faire appel au service international de la TVA au n° 02.552.58.91 pour les numéros d’un bijoutier en Belgique le n° 03.203.34.45. Parfois le client a par mégarde donné un mauvais numéro. Ainsi vous évitez des ennuis ultérieurs. Il y a des sociétés qui se spécialisent dans la récupération de la TVA dans les pays où ont lieu les salons. Pour ce service, ils prennent en moyenne 25%, c’est à vous de décider si c’est rentable ou non, il faut bien avoir quelques mois de patience avant que le solde soit sur votre compte.Le dossier pour Flanders Investment & Trade doit lui aussi être clôturé selon les directives. Vous avez gardé tous les justificatifs des dépenses et factures des frais dont vous leur faites une copie. C’est aussi le moment de calculer les frais que vous avez eu, les factures du salon, de l’hôtel, transport, assurance afin d’avoir le budget réel. D’autres part les factures de ventes (s’il y en a eu). Mais si vous avez un solde négatif (ce qui est généralement le cas), cela ne veut pas dire que vous avez eu un mauvais salon vu que la liste de nouveaux clients et contacts doit être prise en compte dans la balance positive. Un résultat définitif ne peut être fait qu’après 3 à 5 ans.
 
Une semaine plus tard
Il est temps de reprendre contact avec vos clients. D’abord une lettre, un e-mail, ou un fax avec un remerciement pour leur visite à votre stand. Vous savez déjà à l’aide de votre ordinateur ce qu’il cherche, ses besoins, ses désirs, son chiffre d’affaires. Vous pouvez l’inviter à Anvers (à vos frais ?) ou lui proposer de lui rendre visite. Deux semaines plus tard je conseille un coup de téléphone, car c’est plus personnel qu’une lettre. Le client doit répondre à vos questions un peu plus pertinentes et il posera lui-même plus facilement des questions précises sur les prix et qualités.
Ne perdez pas courage, n’oubliez pas que des dizaines d’autres collègues qui étaient aussi au salon sont aussi en « chasse ». Prenez tout excuse pour reprendre le fil avec le client. Essayez d’offrir un plus que vos collègues ne peuvent pas ou n’ont pas pensé à offrir. Le service après vente et surtout après salon est très important, au début vous allez recevoir des commandes que le client ne trouve pas chez son fournisseur habituel ou des petites commandes. Le conseil est persévérance, à terme le client viendra vers vous par sympathie ou pour le service. N’oubliez pas que le client avait déjà ses fournisseurs avant de vous rencontrer. Pourquoi le client vient-il vers vous ? Cette question doit être posée, cherche t-il des marchandises que son fournisseur actuel ne peut lui offrir ? cherche t-il des meilleurs prix ? un service plus rapide, plus efficace ? une meilleure qualité ? ou bien tout simplement du crédit ? C’est à vous d’évaluer le risque. Il suffit des fois de ne sortir qu’un seul « gros » client pour amortir votre investissement.
 
Psychologie
Un fait est certain vous avez pu agrandir vos contacts commerciaux comme jamais vous ne l’auriez pu si vous étiez resté à Anvers. Comme visiteur d’un salon, vous n’avez que la possibilité de visiter les clients. Comme participant, vous avez pu attirer non seulement les visiteurs du salon comme clients potentiels mais aussi, lors de « creux » les autres exposants. Comme exposant, vous êtes aussi plus « fort » envers les clients qui viennent vous visiter dans votre stand, que si vous allez les visiter avec votre mallette. Comme visiteur, vous venez souvent au mauvais moment sur le stand d’un fabricant car vous n’êtes pas le seul. Mais comme participant, si vous le visiter, vous êtes dans la même situation, une introduction peut être : vous êtes satisfait du salon ? le service gardiennage était meilleur cette fois etc. Vous pouvez l’inviter à votre stand pour regarder des marchandises, pour faire connaissance avec votre firme.
 
Vous avez aussi la possibilité d’inviter, à l’aide d’un dépliant, tous les autres exposants à venir vous visiter sur votre stand. Lorsque le client rentre dans votre stand donnez une courte description de votre firme et les avantages que votre firme offre en comparaison des concurrents. Écoutez les besoins ou les problèmes du client. Jouez la carte de la collaboration, la relation à long terme et le support au client pour l’aider à augmenter son chiffre d’affaires. Il y a aussi un monde de différence entre les différentes mentalités. Un Japonais vous ne dira jamais « non », un Coréen sera toujours en avance à un rendez-vous et un Méridional sera toujours en retard. Soyez toujours plus que poli pour être certain de na froisser personne. La carte de visite est un outil important, dire « je n’ai pas de carte » est impoli, si vous recez une carte déposer la respectueusement devant vous, pour ne pas froisser, surtout si votre client est un Oriental.
 
Conclusion
La participation à un salon demande un investissement important et vous ne connaissez les résultats seulement après quelques années. Suite à la globalisation des nouveaux marchés qui s’ouvrent, nous avons plus de possibilités, mais par contre la concurrence est plus ardue. Selon des études, la participation à un salon a 6 fois plus d’impacte que tout autre promotion. Le diamantaire anversois doit plus bouger et agrandir sa fiche clientèle pour survivre, une des possibilités est la participation à des salons. Je vous ai donné ainsi quelques conseils qui résultent de mes longues années d’expérience et qui vous aideront à participer à des salons sans trop de problème.
 
Je souhaite aussi à la nouvelle génération des « diamantaires voyageurs » un succès mérité et beaucoup de persévérance. Leurs efforts seront récompensés tôt ou tard.
 
 
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